業務をシステム化、マニュアル化をして効率アップさせよう

業務で楽をする

中小企業や個人店などでは、
人の数も少ないので、色々なことをしなければいけないと思います。

しかし、時間は有限です。

そこで少しでも時間を有効に使えるように
システム化やマニュアル化を進めることをお勧めします。

ただ注意してほしいのは、

「経営者はさっさと社員を雇って仕事を任せて
ほとんど実務をやらずに、もっと他のことをやるべきだ」

ということを言っているわけではないです。

別にその仕事が好きであれば、
プレイングマネージャーとしてずっと活躍するのもありだと思います。

別に利益を高めることが幸せにつながるわけではないですからね。

ただ人には時間が限られているので、なるべく効率はよくした方がいいです。

そのためにシステム化やマニュアル化があるのです。

システム化のメリットについて

今やっている実務の中でシステム化できる要素があるなら
システム化をしてしまうことをお勧めします。

システム化をするのにお金はかかりますが、
その分、時間を有効に使うことができるので
時間をうまく使えば、システム化にかかる費用はすぐに回収できるでしょう。

 

システム化の例としては、顧客の管理や商品管理などがあると思いますが、
個人的におすすめなのは、メルマガです。

多くのお店ではメルマガを有効に使えていないのですが、
メルマガを有効に使えば、お客さんの満足度を高めることができ、
リピーターになってもらいやすいです。

 

よくある手法としては、
美容院のダイレクトメールになりますが、

「前回の来店から○か月経っていますが、
髪の毛の状態はいかがでしょうか?
もし伸びきっている状態でしたら
スタッフ一同お待ちしておりますので、お気軽に予約をしてください。
○○○-×××-△△△」

こういったメールをもらうと、
「わざわざ覚えてくれていたんだ」
とお客さんに喜んでもらえます。

ダイレクトメールだと、コストもかかるので
メルマガでやってしまう方がコストもかからないですし
システム化が楽ちんなので、お勧めです。

マニュアル化のメリットについて

仕事をマニュアル化すると
従業員の仕事の質を一定以上に担保できるようになります。

もちろん一人一人に対して、
マンツーマンで教えてあげるというのも一つの方法ですが、
マニュアルを渡して勉強をしてもらった方が
覚えるのも早くなります。

また、従業員としても、マニュアルがあった方が、
復習が簡単になるので、仕事も覚えやすくなります。

 

ただし、マニュアルはなるべく分かりやすく作るようにしてください。

こちらの説明が要らないくらいに分かりやすく作るのがいいですね。

はっきり言って、説明が必要なマニュアルでは意味がないです。

分かりやすいマニュアルを作るのは大変かもしれないですが、
一度作ってしまえば今後ずっと使うことができるものなので、
作っても損をすることはありません。

小さいお店で自分くらいしかできる人がいなければ
自分で作る必要がありますが、
すでにできる人がいるのであれば、
その人にマニュアル作りを依頼するのもいいでしょう。

システム化・マニュアル化の注意点

システム化・マニュアル化には以上のようなメリットがあります。

しかし

何でもシステム化・マニュアル化をすればいいというものでもありません。

 

システム化をすれば色々なことが自動的に進みますが
それが故に、問題が起こることもあります。

例えば、先ほどダイレクトメールの例を使うのであれば
予約をしたのにもかかわらず、ダイレクトメールを送ってしまった
ということも起こる可能性がありますよね。

すると、

「機械的に送っているんだな」
「すでに予約したのに何でこんなメールが届くの?」
「もしかして予約できなかった?」

など色々と不安にさせたり、良くない印象を与えたりします。

自動が故にこのような問題が起こることもあるので、
システム化をするときには注意をした方がいいです。

 

また、マニュアル化してしまうと
本当に大事な部分が伝わらないこともよくあります。

例えば、接客の時には、こういう風にやりましょう
という内容のマニュアルを作ったとします。

けれど、接客をするときに最も大事なのは
お客さんに感謝の気持ちを持ち
お客さんをよく観察し、その人に合わせた接客をすることです。

こういった大事なポイントが伝わらずに
表面的な作業だけしか伝わらないことがあります。

ですので、マニュアル化すれば完全にOKではなく
補助的なものとして使うという認識を持っていた方がいですね。

それでも十分に時間の節約効果はありますので。

まとめ

仕事をシステム化・マニュアル化をすることで
大切な時間を有効に使うことができるようになります。

しかし

システム化・マニュアル化に頼り切ってしまうと
大事な所でミスが起こる場合もあるので、
あくまで補助的な存在という認識を持ちましょう。

 

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もっと多くの人に役に立てるとうれしいので。

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